¿El software libre es la única solucion de las PYMES ante la crisis?

No hace mucho escribí un artículo sobre la idoneidad o no de Drupal como herramienta para PYMES, http://documentados.com/blog/oskar/paginas-web-para-pymes-es-drupal-una-... .

Lo cierto es que el escenario económico ha cambiado sustancialmente en España, y en el mundo, pero la crisis económica más que suponer un problema para las empresas, especialmente para las PYMES debería significar un momento de reflexión, de revisión de los procesos de trabajo que se llevan a cabo en las empresas, y ver como se pueden mejorar estos en vez de despedir a trabajadores.

Que significa esto para las empresas que apuesten por las herramientas de Software Libre. Lo cierto es que hay tenemos dos elementos, por un lado la herramienta o herramientas, y por otro lado la formación o procesos de trabajo.

No quiero proponer con esto soluciones mágicas que harán que una empresa se convierta en el paradigma de trabajo, no es nuestra intención. Y sobre todo tenemos que recordar que las herramientas informáticas son eso, herramientas, y por lo tanto son un medio más para lograr un fin, en este caso el fin es salir de esta crisis lo mejor más fuerte posibles.

Los elementos a analizar para lograrlo serían los siguientes:

Mejorar la productividad supone significa mejorar la gestión del tiempo y por lo tanto de los recursos humanos. ¿Cómo podemos conseguir esto?

Lo primero son analizar y definir muy bien las tareas que se llevan en las empresas, y ver si estas pueden mejorarse de alguna manera mediante herramientas informáticas.

Muchas veces no nos damos cuenta pero uno de los elementos por los cuales se pierde tiempo en las empresas es a la hora de gestionar la información y el conocimiento de las mismas.

Esto es algo complicado, todos tenemos miedo de perder nuestro trabajo si “contamos” lo que sabemos, pero un cambio opuesto supone una ventaja para todos, especialmente para los trabajadores. En este punto las herramientas de creación rápida de contenidos para compartir (herramientas tipo wiki, o cms) son muy buenas soluciones, esta claro que no se puede implantar una wiki sin saber realmente que se quiere conseguir con ello. Pero plantear una wiki con unos objetivos muy concretos y una materia muy concreta significa tener un “know how” o base de datos de conocimiento de la empresa, eso sirve para que tengamos que “re-inventar” la rueda todo el rato con las mismas tareas, y poder trabajar cuando los compañeros están de vacaciones.

Desde Documentados consideramos que las mejores herramientas Wikis para crear una base de datos de conocimiento son Drupal, Mediawiki, Dokuwiki.

Otro elemento muy importante a tener en cuenta junto con la gestión del conocimiento es la gestión de la información en las empresas. Es cierto que aplicaciones informáticas como Documentum o Alfresco pueden ser realmente matar moscas a cañonazos, y no solo por que la misma herramienta ofrezca más de lo que se necesita, sino también por las necesidades de Hardware y/o de mantenimiento de las aplicaciones.

Desde Documentados consideramos que los mejores gestores documentales para PYMES de software libre son KTDM, Owl, Openkm, Docmanager, estas herramientas tienen su propia personalidad, y cada una de ellas se ajusta perfectamente a las necesidades que pueden tener las PYMES.

Otro de los elementos importantes a la hora de mejorar una empresa es darse a conocer en la red, hoy día la frase “si no estas en la red no existes” cada vez se hace más palpable y más importante. En este caso no solo es importante tener un buen sitio web, sino también es igualmente importante saber como realizar una difusión de contenidos para darse a conocer. Con esto no solo se trabaja el SEO sino la relación directa con posibles clientes, socios, etc….

Desde Documentados recomendamos Drupal como mejor herramienta para asegurar un buen SEO, aunque Drupal no lo hace todo ella solo, es conveniente tener una persona responsable de una buena redacción de contenidos (título, resumen, cuerpo del artículo, descripción de las imágenes, etc…).

En este aspecto desde Documentados también ayudamos a mejorar el reconocimiento de las labores de las empresas mediante el uso de redes sociales, definir acciones concretas en el tiempo y en el ciberespacio para que las empresas tengan reconocimiento.

Estas acciones suponen una buena herramienta para las PYMES, ya que no solo mejoran su presencia en su ámbito de trabajo, sino que además se puede tener un feedback con otras empresas, clientes, socios y ver analizar debilidades para mejorar.

Esta claro que para aprovechar la crisis y salir reforzado de la misma las mejores opciones pasan por sentarse con expertos en Gestión de la Información y del Conocimiento, y analizar como se pueden mejorar los procesos llevados a cabo en la empresa. No siempre tiene que ser necesaria la implantación de una nueva herramienta, a veces con un pequeño curso de formación/reciclaje se puede lograr la optima realización de los procesos de la empresa.

Un saludo

Oskar